Vorbemerkung

Die Funktion der Anwendung kann nur dann gewährleistet werden, wenn ihr Quellcode nicht verändert wird. Der Quellcode ist nur in der kompilierten Version der Datenbank "Expert Database on Desertification" vor Veränderungen geschützt. Für ein ausreichende Zahl aktueller Sicherheitskopien sollte stets gesorgt sein.

1. Struktur der Datenbank

MS-Access stellt eine moderne, anwendungsfreundliche und flexible Datenbankumgebung zur Verfügung, die relationale Datenmodelle erlaubt. In der Anwendung "Expert Database on Desertification" wurden keine relationale Daten-Strukturen eingesetzt, und zwar aus folgenden Gründen: Im Gegensatz zu vielen kommerziellen Anwendungen, z.B. der Warenbestandsverwaltung, sind "one to many" Beziehungen in einer reinen Adressverwaltung die Ausnahme. Die Vorteile der einfacheren Pflege mehrfach auftretender Datenfelder, beispielsweise von Organisationen, werden hier von den Problemen inkonsistenter Aktualisierungen bei weitem nicht aufgewogen. Auch macht die Größenordnung der hier zu erwartenden Datenmengen die Verwendung einer relationalen Datenstruktur aus Gründen der Verarbeitungsgeschwindigkeit nicht notwendig. Daher wurden in der hier vorgelegten Version der Datenbank alle Datensätze in eine Tabelle gebracht. Selbstverständlich kann diese Tabelle bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt aufgeteilt werden.

1.1. Tabellen

1.1.1. Datensatztabelle "Adressen"

Der gesamte Datenbestand ist in der Tabelle Adressen organisiert. In Abhängigkeit der aufzunehmenden Daten weisen die Felder der Tabelle Adressen unterschiedliche Felddatentypen auf. Bei den meisten Feldern liegt der Datentyp Text vor, der auf 255 Zeichen begrenzt ist. Größere Datenmengen, z.B. Literaturlisten, müssen als Felddatentyp Memo gespeichert werden. Dieser hat allerdings den Nachteil, daß er nicht in relational verbundene Tabellen verschoben und auch nicht inhaltlich recherchiert werden kann. Felddatentypen können innerhalb gewisser Grenzen ineinander umgewandelt werden. Dies ist jedoch vielfach mit Informationsverlusten verbunden.

1.1.2. Country

In der Tabelle Country befindet sich eine Länderliste, die Sie bei Recherchen bezüglich der Ländererfahrung der Experten unterstützt.

1.1.3. Disciplines keywords search

In der Tabelle Disciplines keywords search (Abb. 2) befindet sich eine Stichwortliste, deren Funktion es gleichfalls ist, Sie bei der Recherche zu unterstützen. Die Liste dient als Gedankenstütze und Stichwortlieferant bei Recherchen im Feld Disciplines der Tabelle Adressen. Sie wurde auf der Basis des aktuellen Datenbestandes erstellt und muß gegebenenfalls erweitert werden.

1.1.4. Kategorien-Referenz

In dieser Tabelle ist das aktuelle System der Kategorien und Subkategorien der Disziplinen zeilenweise organisiert. Obwohl es sich bei der Beziehung zwischen Kategorien und Subkategorien um eine klassische "one to many" Beziehung handelt, wurde auch hier auf die Verwendung von relational verbundenen Tabellen verzichtet, um die Pflege der Datenbank zu erleichtern. Kategorien und Subkategorien von Disziplinen können in der Tabelle editiert werden. Nachteil: Der Bestand in der Tabelle Adressen wird bei Änderungen des Systems nicht automatisch aktualisiert. Vorteil: Der Datenbestand kann auf flexible Art und Weise attributiert werden und die Gefahr inkonsistenter Aktualisierungen ist ausgeschlossen. Bei Bedarf können Sie zu einem späteren Zeitpunkt, möglichst nach Entwicklung eines endgültigen Systems, durch Aufteilung der Tabelle Adressen ein relationales System entwickeln. Diese Tabelle wird dann obsolet.

1.1.5. Languages

Die Tabelle Languages dient ebenso wie die Tabelle "Disciplines keyword research" als Recherchehilfe. Sie ist auf der Basis des aktuellen Bestandes entwickelt worden und muß ebenfalls gepflegt werden. ( Ihre Notwendigkeit ergibt sich aus der Tatsache, daß die Daten zu diesem wie den o.g. Themen in der Tabelle "Adressen" in Textfeldern organisiert sind, die jeweils eine Vielzahl von Informationen enthalten: Jeder Experte verfügt i.d.R. über Erfahrung in mehren Disziplinen und Ländern. Auch verfügen die allermeisten Experten über Kenntnisse mehr als einer Sprache. Ein Auswahlzugriff auf die Inhalte der der entsprechenden Felder der Tabelle "Adressen" liefert daher als Ergebnis immer Begriffskombinationen die praktisch allen Fällen einzigartig und daher für eine allgemeine Recherche ungeeignet sind.)

2. Arbeit mit der Datenbank

2.2. Starten

Nach dem Start der Datenbank "Expert Database on Desertification" erscheinen im Access-Anwendungsfenster das Datenbankfenster mit den Datenbankelementen und dem Startformular. Das Startformular verfügt über zwei Befehlsschaltflächen die ihrerseits Anwendungen starten. In der Regel werden durch das Klicken auf eine der beiden Befehlsschaltflächen eine der beiden Anwendungen gestartet, mit denen die zentralen Aufgaben der Datenbank, nämlich Datenpflege (Maintenance) und Datenrecherche (Search) erledigt werden. Sie können das Startformular aber auch schließen und die Arbeit direkt aus dem Datenbankfenster heraus aufnehmen. Generell stehen selbstverständlich neben den hier für die "Expert Database on Desertification" speziell entwickelten Anwendungen auch alle Funktionen zur Verfügung, die standardmäßig Bestandteil von MS-Access sind.

2.3. Formulare

Formulare bieten eine komfortable Oberfläche für die Arbeit mit den Tabellen-Daten. Die Formularansicht unterscheidet sich von der direkten Ansicht einer Tabelle dadurch, daß nur die auch im Formular vorhanden Datenfelder, und bei aktivem Filter nur die selektierten Datensätze angezeigt werden. Von der Formularansicht können Sie jederzeit in die Tabellenansicht wechseln, und zwar entweder über das für die"Expert Database on Desertification" entwickelte Kontextmenü der Formulare "Maintenance" und "Search" oder über das Standardmenü von Access (Ansicht/Tabellenansicht) .

2.3.1. Das Formular "Maintenance"

Dieses Formular dient der Dateneingabe und Datenpflege.Veränderungen, die Sie am Inhalt eines Datenfeldes im Formular Maintenance vornehmen, werden bei Verlassen des Datenfeldes in die Tabelle "Adressen" geschrieben. Allerdings können Sie durch Betätigen der Befehlsschaltfäche "Delete editing of last data set" Veränderungen des Datensatzes insgesamt zurücknehmen. Das Rückgängig machen ist auch möglich, wenn Sie die den Datensatz durch Betätigung der Befehlsschaltfäche "Save data set" bereits gesichert haben, nicht aber wenn Sie zwischenzeitlich zu einem anderen Datensatz gesprungen sind.

2.3.1.1. Der Aufbau des Formulars "Maintenance"

Der Datenbestand der Tabelle "Adressen" ist in den Formularen auf sechs inhaltlich gruppierten Registrierkarten organisiert. Im Formularkopf werden die Befehlsschaltflächen zur Datensatzbearbeitung gruppenweise angeboten. Auf der linken Seite werden in vier Datenfeldern Informationen zum aktuellen Datensatz angezeigt. Diese Felder zeigen lediglich an und können nicht beschrieben werden. Rechts davon finden Sie die Optionen zum Markieren von Datensätzen. In dem kleinen viereckigen Feld können Sie per Mausklick den aktuellen Datensatz markieren. Die zweite Befehlsschaltfläche ermöglicht es, alle markierten Datensätze herauszufiltern. Die dritte Befehlsschaltfläche dieser Gruppe löscht die Markierung in allen Datensätzen. Rechts von der Befehlsschaltgruppe "Click here to tag data set" befindet sich die Kombinationsschaltfläche "Name Search", die es erlaubt, schnell auf einen bestimmten Datensatz zuzugreifen. Der gelbe Hintergrund dieses Feldes zeigt, daß es sich um ein Recherchefeld handelt. Klicken Sie mit der Maus auf den kleinen Knopf rechts von der Spalte, um sich alle Datensätze anzeigen zu lassen, in denen die Felder "Name" oder"First name" der Tabelle Adressen ausgefüllt wurden. Wenn Sie mit der Maus eine der Name/Vorname-Kombinationen anklicken, wird dieser Datensatz in der Tabelle aufgesucht und erscheint als aktueller Datensatz. Rechts davon befindet sich eine rot unterlegte Befehlsschaltflächengruppe, in welcher Sie neue Datensätze anlegen können sowie Datensätze löschen oder abspeichern können. Unten rechts liegt die Befehlsschaltfläche "Delete editing of last data set". Orange unterlegt finden Sie ganz rechts die Funktionen "Delete filter and show all data sets" sowie eine Befehlsschaltfäche "Print tagged data sets into report "One page per expert", mit der Sie markierte Datensätze drucken können. Nutzen Sie zur Datenausgabe vorzugsweise das Formular "Search" mit seiner größeren Funktionsvielfalt.

2.3.1.2. Eingabe Neuer Datensätze im Formular "Maintenance"

Zur Eingabe eines neuen Datensatzes betätigen Sie die Befehlsschaltfläche "Add new data set" in der Befehlsschaltflächengruppe "Datensatzbearbeitung". Das Formular entleert sich, da es zum Ende der Tabelle Adressen gesprungen ist und bietet jetzt dessen leere letzte Zeile zur Eingabe von Daten an. Wo sinnvoll, bietet das Formular über ein Kombinationsfeld mögliche Inhalte zur Attributierung des neuen Datensatzes an. Dies betrifft z.B. die Datenfelder "Mr/Ms" und "Titel" in der "Personal Registry". Dieses Verfahren ist hilfreich im Sinne einer konsequenten Attributierung der Datensätze, insbesondere zur Attributierung der Datenfelder "Categories of Disciplines 1 - 4". Sie ermöglichen, den/die Experten/-in auf der Grundlage der gemachten Angaben zu Disziplinen und Forschungsthemen in bis zu vier Kategorien einzuorden (und bei Recherchen wieder auf diese Information zurückzugreifen). Jedem Kategorien-Datenfeld ist ein Subkategoriendatenfeld zugeordnet. Zur Attributierung des neuen Datensatzes werden im Auswahlfenster des Subkategorienfeldes Inhalte in Abhängigkeit von der im übergeordneten Kategorienfeld gewählten Kategorie angeboten (Zur Pflege des Systems von Kategorien und Subkategorien vgl. S. 5) Weitere Auswahlmöglichkeiten bieten die Felder "Regional Focus" und "Country" in der "Country Registry". Beachten Sie bitte, daß Sie im Feld Datenfeld "Country" über das Auswahlfeld lediglich ein Land aus der Länderliste eintragen können. Weitere Länder müssen Sie hier manuell eintragen. Es empfiehlt sich, dabei das aktuell verwendete Verfahren der Trennung einzelner Einträge mit einem Sonderzeichen (hier Semikolon) konsequent fortzuführen. Dies kann bei evtl. Datenexporten sehr hilfreich sein. In der "Administration Registry" werden die Datenfelder "Anschreibedatum" und "Adressen-Nr". selbstständig ausgefüllt. Während das System im Feld "Anschreibedatum" lediglich das aktuelle Systemdatum als Eintrag - den Sie übernehmen können - vorschlägt, erfolgt der Eintrag im Feld "Adressen-Nr" systemintern. Er kann und darf nicht verändert werden. Das Datenfeld "Angeschrieben" wird derzeit standardmäßig mit einem "j" beschrieben. Dieses Feld wurde während der Erstellung der Datenbank zur Steuerung von Serienbriefen benutzt. Sie können die Standardvorgabe hier über die Eigenschaften-Einstellung des Feldes "Angeschrieben" in der Tabelle Adressen jederzeit verändern.

2.3.2. Das Formular "Search"

2.3.2.1. Der Aufbau des Formular "Search"

Das Formular "Search" ist analog zum Formular "Maintenance" aufgebaut. Um Expertendaten zu suchen, können Sie durch Betätigung der Befehlsschaltfläche Search im Startformular oder über das Datenbankfenster das Formular Search aufrufen, welches der Datenrecherche dient. In seiner Struktur gleicht das Formular Search dem Formular Maintenance. Es verfügt ebenfalls über sechs Registrierkarten, auf denen die Datenfelder der Tabelle Adressen inhaltlich gruppiert sind. Im Formularkopf befinden sich auf der linken Seite vier Anzeigefelder, die die wesentlichen Angaben zum aktuellen Datensatz anzeigen, unabhängig davon, auf welcher Registrierkarte Sie sich befinden. Rechts davon befindet sich wiederum die Befehlsschaltgruppe zum Markieren von Datensätzen. Sie beinhaltet drei Befehlsschaltflächen und ein Kontrollkästchen zur individuellen Markierung des aktuellen Datensatzes. Dieses Kontrollkästen ist das einzige beschreibbare Datenfeld im Formular Search. Alle anderen Datenfelder dienen lediglich der Datenanzeige. Rechts davon befindet sich eine Befehlsschaltfläche mit einem Ausrufezeichen. Bei ihrer Betätigung werden alle aktuellen Datensätze markiert. Weiter rechts ist eine mit einem X und einem Ausrufezeichen gekennzeichnete Befehlsschaltfläche , bei deren Betätigung die Markierung aller Datensätze in der Tabelle Adressen gelöscht wird. Die dritte Befehlsschaltfläche dieser Befehlsschaltflächengruppe ist mit einem Filtersymbol versehen. Bei ihrer Betätigung werden alle markierten Datensätze der Tabelle Adressen herausgefiltert. Die zweite Befehlsschaltflächengruppe enthält fünf orange bzw. rot unterlegte Befehlsschaltflächen, die verschiedene Filterbefehle auslösen. In der oberen, orange unterlegten Hälfte befinden sich zwei Befehlsschaltflächen zum Entleeren aller Kombinationsrecherchefelder (Filter mit weißem Blatt Papier) sowie eine Schaltfläche, bei deren Betätigung ein Filter auf Basis der aktuellen Inhalte der Kombinationsschaltlächen aufgebaut wird. In der unteren, rot unterlegten Hälfte dieser Befehlsschaltflächengruppe befinden sich drei Befehlsschaltflächen. Die erste (mit einem Filtersymbol sowie einem Bleistift versehene) Befehlsschaltfläche dient dem Aufruf einer Abfrage auf Basis der aktuellen Einstellung der Filter im Formular Search. Mit Hilfe dieser Abfrage können Sie die aktuelle Filtereinstellung verfeinern und/oder zur späteren Verwendung abspeichern. Die zweite Befehlsschaltfläche der rot unterlegten Befehlsschaltflächengruppe (mit Filter-und Tabellensymbol) dient der Zuweisung des Formularfilters (siehe dort). Die fünfte Befehlsschaltfläche (mit Filter-und X Symbol) entfernt alle Filtereinstellungen aus dem Formular und setzt dieses in den initialen Zustand zurück. Verwenden Sie diese Befehlsschaltfläche, wenn sie durch Einstellung eines Filters, der keine Datensätze erbracht hat, keine Anzeige im Formular mehr erhalten. Ganz rechts schließlich befinden sich zwei Befehlsschaltflächen, mit deren Hilfe Sie Datensätze auf dem Drucker oder in eine Datei ausgeben können.

2.3.3. Datenrecherche

2.3.3.1. Einfache Recherche

Einfache Recherche- Möglichkeiten werden im Formular Search durch den gelben Hintergrund des Kombinationsfeldes angezeigt. Sie können in den Kombinationsfeldern aber auch nach frei eingegebenen Zeichenkombinationen suchen lassen. Das Kombinationsfeldversucht jeweils, Ihre Eingaben zu einem existierenden Text-String zu ergänzen. Wenn Sie lediglich nach einer kurzen Zeichenfolge suchen wollen, dann müssen Sie gegebenenfalls automatisch ergänzte Zeichen im Recherchefeld wieder löschen, bevor Sie die Recherche in Gang setzen. Die Eingabe von Sonderzeichen wie * oder ? ist in einfachen Recherchefeldern möglich, aber nicht erforderlich. Ihre Recherche wird hier zu Anfang und Ende einer jeder gesuchten Zeichenfolge automatisch um wildcards (*) ergänzt. Zur Verwendung von Platzhalterzeichen beim Suchen nach partiellen oder übereinstimmenden Werte s. Kasten S. Für die einfache Recherche stehen Ihnen im Formular Search vierzehn Kombinationsfelder zur Verfügung. Es sind dies die Kombinationsfelder Name Search in der Personal Registry, das Kombinationsfeld Organization Search in der Organization Registry, die Gruppe von jeweils vier Kombinationsschaltflächen zur Recherche in den Datenfeldern der Kategorien und Subkategorien sowie ebendort das Kombinationsfeld Search Disciplines. In der Country Registry schließlich befinden sich die Kombinationsfelder Search Country Experience, Search Regional Focus und Search Language. Diesen Kombinationsfeldern ist gemeinsam, daß bei Betätigung des kleinen Kopfes auf ihrer rechten Seite eine Auswahlliste mit möglichen Inhalten für Ihre Recherche erscheint. Wählen Sie mit der Maus einen der angebotenen Suchbegriffe aus oder geben Sie selbst einer Zeichenfolge als Suchbegriff ein. Das Formular sucht sofort alle Datensätze heraus, auf welche das gewählte Kriterium zutrifft. Die Auswahllisten beziehen ihr Angebot in den verschiedenen Kombinationsfeldern aus unterschiedlichen Quellen. Das Kombinationsfeld Name Search bezieht ebenso wie das Kombinationsfeld Organization Search seine Inhalte direkt aus der Tabelle Adressen. Die Kombinationsfelder zur Suche in Kategorien und Subkategorien hingegen greifen in ihrem Angebot auf die Tabelle Kategorien-Referenz zurück. Das Kombinationsfeld Search Disciplines bezieht seine Auswahlvorschläge aus der Tabelle Disciplines. Für die Kombinationsfelder Search Country Experience und Search Language gilt, daß sie ihre Auswahloption aus separaten Tabellen beziehen. Die Auswahlmöglichkeiten des Kombinationsfeldes "Search Regional Focus" sind formularintern vorgegeben.

2.3.3.2. Kombinierte Recherche

Das Formular Search verfügt über drei Kombinationsfelder, deren Inhalte auf einfache Weise zu einer Recherche verbunden werden können. Es sind dies die mit einem orangen Hintergrund in ihrem Bezeichnungsfeld gekennzeichneten Kombinationsfelder Search Disciplines, Search Country Experience und Search Language. Wenn sSe in einem dieser Felder eine Recherche durchgeführt haben, bleibt der Suchtbegriff in diesem Feld erhalten. Durch Klicken auf die Befehlsschaltfläche mit dem Filtersymbol setzen Sie eine Recherche in Gang, die alle Datensätze ermittelt, welche die aktuelle Suchzeichenfolge in einem, zwei oder drei der oben genannten Kombinationsfelder enthalten. Sie können sich also zunächst durch die Betätigung einzelner Recherchefelder einen Überblick über die Existenz von Datensätzen zu bestimmten Themen verschaffen, und anschließend durch Betätigung der Kombinationsfilterfunktion alle Datensätze ermitteln, die gleichzeitig alle drei Suchkriterien erfüllen.

2.3.3.3. Der Formularfilter

Die mächtigsten Recherchefunktion bietet der Formularfilter. Sie erreichen ihn über das Kontextmenü der Formulare, wenn Sie den Mauszeiger über den grauen Formularkörper führen und die rechte Maustaste drücken. Wählen Sie "Formularbasierter Filter" und das Formular wechselt in die Rechercheansicht. (vgl. Abb. 7). Jetzt erscheint eine Version des Formulars mit leeren Datenfeldern. Wenn Sie per Mausklick eines der Text-Datenfelder aktivieren, verwandelt sich dieses in ein Kombinationsfeld. Im Auswahlfeld dieses Kombinationsfeldes werden die Inhalte der betreffenden Datenfelder der Tabelle Adressen angeboten. Wählen Sie einen Eintrag. Er erscheint in Anführungszeichen gesetzt als Suchbedingung in dem Datenfeld des Formulars. Diese Suchbedingung können Sie editieren. Sie können hier auch Platzhalterzeichen (vgl. Kasten S. ) einsetzen. Nach einem Mausklick auf die in der unteren linken Ecke befindlichen Registrierkarte "Oder" können Sie auch alternativ zu erfüllende Bedingungen formulieren. Nachdem die Suchkriterien festgelegt wurden, können Sie über Auswahl des Menüpunktes "Filter/Sortierung anwenden" (Kontextmenü) die Recherche auslösen. Die Formularsicht wechselt in die Standardansicht zurück und zeigt den ersten der selektierten Datensätze an. Diese können jetzt ausgegeben werden. Sie können die Recherche aber auch noch verfeinern, indem Sie durch klicken auf die Befehlsschalfläche mit Filter und Bleistiftsymbol (Revise filter and save when needed) den Abfrageeditor auf Basis der aktuell ausgewählten Filtereinstellungen öffnen. Zur Verfeinerung der Filtereinstellung steht nunmehr die gesamte Funktionalität des Abfrageeditors zur Verfügung. Besonders nützliche Filtereinstellungen können Sie auf diesem Wege zur Wiederverwendung als Abfrage abspeichern. Führen Sie zu diesem Zweck den Mauszeiger über die blaue Kopfleiste des Abfragefensters und drücken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Kontextmenü den Menüpunkt "Als Abfrage speichern ..." und vergeben in dem dann erscheinenden Untermenü einen bezeichnenden Namen für die neue Abfrage. Mit der Formularfilter-Funktion können Sie die Inhalte fast aller Datenfelder der beiden Formulare durchsuchen. Die Ausnahme bildet hier der Felddatentyp "Memo". Memofelder können im Rahmen der Formularbasierten Filterfunktionen lediglich darauf hin überprüft werden, ob Inhalte vorliegen. Das heißt, daß Sie mit der Formularfilterfunktion lediglich prüfen können, welche Datensätze z.B. in den Datenfeldern "Publications", "Research topics" oder "Working groups" Einträge haben. Wenn Sie die Eintragungen in den genannten Datenfeldern auf einen bestimmten Suchbegriff hin untersuchen wollen, dann ist dies mit der allgemeinen Suchfunktion von Access möglich. Dazu gehen Sie mit dem Mausteiger in das Memofeld, drücken die rechte Maustaste und nutzen die jetzt erscheinenden Funktionen "Suchen" und "Weitersuchen".

2.3.4. Datenausgabe

Zur Datenausgäbe wählen Sie in der Optionsgruppe "Datenausgabe" (Im Formularkopf rechts) aus, ob Sie den aktuellen Datensatz, alle Datensätze oder die gefilterten Datensätze ausgeben wollen. Wählen Sie anschließend das Ausgabemedium "Drucker" oder "Datei". Wenn Sie Drucker wählen, erscheint zwecks Kontrolle zunächst eine Vorschau des Druckauftrages. Diesen können Sie dann über das Standardmenü "Datei/Drucker" endgültig an den Drucker abschicken. Für die Ausgabe in eine Datei wählen Sie in Untermenüs Dateityp und Speicherort für die zu erstellende Datei. Die Anwendung versucht, nach Erstellung der Datei diese mit Hilfe eines geeigneten Programmes zur Kontrolle und Weiterverarbeitung zu öffnen. Die Installation von MS-Office und einem Web-Browser sowie ausreichender Arbeitsspeicher sind Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung dieses Arbeitsschrittes.